Einladungslink

Jeder Teilnehmer wird über einen Einladungslink eingeladen. Beispiel: http://GroupEvent.info/I123XYZ. Unter diesem Link kann man zu- oder absagen. Einladungslinks sind an dem I wie Invitation zu erkennen.
Öffentliche Events sind außerdem über einen Eventlink erreichbar. Beipspiel: http://GroupEvent.info/E123XYZ. E wie Event. Diese öffentliche Eventseite zeigt die Infos zum Event und bietet Besuchern die Möglichkeit, sich selber eine Einladung bzw. einen Einladungslink zusenden zu lassen. Erst dann erhält man z.B. Zugriff auf die Gästeliste und daraufhin noch eintragen, mit wievielen Personen man teil nimmt.

GroupEvent.info bietet die Möglichkeit, die Einladungen per E-Mail zu versenden. Man kann sich aber auch einfach nur einen Einladungslink erstellen und diesen dann selber zustellen. Das kann innerhalb einer Facebook-Nachricht sein oder per WhatsApp oder wie wäre es mal ganz klassisch - auf Papier? ;-)

Muss ich mich selber einladen?

GroupEvent sieht es vor, dass man sich als Organisator auch einladen muss. Das hat zwei Gründe:

Gästeliste

Prinzipiell kann jeder Teilnehmer die anderen Zu- oder Absagen sehen. Der Organisator sieht außerdem, wer den Einladungslink bereits aufgerufen hat oder wo er nochmal nachhaken muss. Letztlich kann er auch einfach selber eintragen, ob die Person teil nimmt oder nicht. Dadurch, dass jede Zusage auch mit einer Personenzahl angegeben werden muss, informiert die Gästeliste über die tatsächlich erwartete Teilnehmerzahl. Das kann für die weitere Planung sehr praktisch sein.

Warteliste

Man kann die Zahl der Personen, die an einem Event teilnehmen können, begrenzen. Hin und wieder muss man das auch. Z.B. für einen Urlaub im Ferienhaus mit 3 Schlafzimmern oder für einen Bowlingabend an einer Bahn mit 8 Spielern.

Wie geht das mit der GroupEvent WebApp? Der Organisator legt eine maximale Personenzahl fest und alles weitere geht von ganz alleine. Möchte sich ein Teilnehmer anmelden, nachdem die verfügbaren Plätze vergeben wurde, bekommt er die Möglichkeit, sich auf der Warteliste eintragen zu lassen. Sobald ein bereits angemeldeter Teilnehmer absagt, versendet das System zwei E-Mails. Eine an den ersten in der Warteliste, dass er sich nun exklusiv anmelden kann, und eine an den Organisator, der die Sache dann auch schnell selber in die Hand nehmen kann und ggfs. weitere Teilnehmer auf der Warteliste kontaktieren kann.