Du legst einen Ort und einen Termin für die Feier fest und legst mit diesen Daten ein neues Event an. Normalerweise kann jeder Eingeladene eine Begleitperson mitbringen. Das verhindert, dass plötzlich die ganze Fußballmannschaft des Nachbarn erscheint. ;-) Eine Begleitperson ist für eine Grillfeier vermutlich doch etwas wenig und du änderst die Einstellung auf z.B. 4 Personen.
Am besten schreibst du in die Eventbeschreibung, was man auf der Grillfeier erwarten kann. Zum Beispiel könnte für Getränke und Grillwürstchen gesorgt sein. Aber vielleicht soll jeder Grillfleisch und vielleicht sogar noch einen Campingstuhl mitbringen. Dann gibt es noch Dinge, bei denen man sich besser untereinander abstimmt. Dafür legst du eine Checkliste an. Dort trägst du z.B. folgendes ein:
Jetzt könntest du die Einladungen rausschicken. Wie immer gilt, dass du diejenigen Leute selber eintragen kannst, die sich vielleicht nur telefonisch bei dir melden.
Durch die Gästeliste weißt du ziemlich genau für wieviele Personen du Getränke und Grillwürstchen kaufen musst. Außerdem besorgst du noch die Sachen, für die sich kein Freiwilliger auf der Checkliste gefunden hat. Mittlerweile wird dir im Event auch schon die Wettervorhersage für die Feier angezeigt. Ggfs. organisierst du also zur Sicherheit noch einen Pavillion.
Jeder Teilnehmer hat Zugriff auf ein gemeinsames Fotoalbum deiner Feier und kann dort seine Schnappschüsse hochladen und Bilder schauen.